Το Project της Νέας Επιχείρησης – Μέρος 1ο

Έχοντας σαν στόχο την δημιουργία μιας νέας επιχείρησης, ο επιχειρηματίας προσπαθεί να μεγιστοποιήσει την πιθανότητα επιτυχίας του εγχειρήματός του. Ένα από τα σημαντικότερα όπλα που μπορεί να χρησιμοποιήσει σε αυτή του την προσπάθεια είναι μια συστηματική μεθοδολογία Διαχείρισης Έργου (Project Management).

Μέσα από μια σειρά τριών άρθρων, θα προσπαθήσουμε να συνοψίσουμε τις βασικές γνωστικές περιοχές της διαχείρισης έργων και πως αυτές συνδέονται με την επιχειρηματικότητα.

Η δημιουργία μιας νέας επιχείρησης πληροί απόλυτα τον ορισμό του project κατά το Project Management Institute (PMI):

• Έχει αρχή και τέλος: ξεκινά με την ιδέα του επιχειρηματία και ολοκληρώνεται με την έναρξη της λειτουργίας της.
• Παράγει κάτι μοναδικό: κάθε επιχείρηση είναι ξεχωριστή και έχει τα χαρακτηριστικά και τις ιδιαιτερότητές της.
• Έχει συγκεκριμένο περιεχόμενο: για την δημιουργία μιας επιχείρησης απαιτείται καθορισμός των προϊόντων ή των υπηρεσιών της, της νομικής της μορφής, εύρεση εγκαταστάσεων, προμηθευτών, προσωπικού, business και marketing planning κ.λπ.

Η χρήση λοιπόν μιας συστηματικής μεθοδολογίας project management στην δημιουργία μιας νέας επιχείρησης μπορεί να προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα και να βοηθήσει τελικά στην βιωσιμότητα της επιχείρησης:

• Ανάλυση του περιβάλλοντος του έργου (ανάλυση PESTLE, SWOT, έρευνα αγοράς κλπ)
• Καταγραφή εμπλεκομένων και λήψη απαιτήσεων από αυτούς (πελάτες, ανταγωνιστές, συνεργάτες, νομοθεσία κλπ)
• Σαφή ορισμό της αξίας που θα προσφέρει η επιχείρηση (Product, Price, Place, Promotion κλπ για τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που θα προσφερθούν)
• Οργάνωση χρονοδιαγράμματος με σημεία ελέγχου
• Λεπτομερή καθορισμό κόστους και χρηματοροών
• Καλύτερη προετοιμασία αντιμετώπισης απειλών και εκμετάλλευσης ευκαιριών
• Εστίαση στην ποιότητα μέσω καθορισμένων διαδικασιών, καθηκόντων, δεικτών ποιότητας και ελέγχων
• Δημιουργία οργανογράμματος και περιγραφών θέσεων εργασίας, καθηκόντων και αρμοδιοτήτων...

Χρησιμοποιώντας σαν βάση τον οδηγό Διαχείρισης Έργων του Project Management Institute ("A Guide to the Project Management Body of Knowledge®"), μπορούμε να ξεκινήσουμε την οργάνωση της νέας επιχείρησης με βάση τις ακόλουθες Γνωστικές Περιοχές:

Περιεχόμενο (Scope)

Το περιεχόμενο ενός έργου περιλαμβάνει δύο βασικές συνιστώσες:

• Τα Παραδοτέα (Deliverables) που έχουμε να δημιουργήσουμε (προϊόντα, υπηρεσίες ή αποτελέσματα).
• Τις Εργασίες (Work) που πρέπει να κάνουμε για να δημιουργήσουμε τα παραδοτέα.

Εστιάζοντας λοιπόν στο project της νέας επιχείρησης, τα παραδοτέα δεν περιλαμβάνουν μόνο την νέα επιχείρηση (κάτι πολύ γενικό), αλλά μπορούν να ομαδοποιηθούν σε μια σειρά από κατηγορίες:

• Σχεδιασμός: Επιχειρηματικό Πλάνο (Business Plan), Προδιαγραφές, Σχεδιασμός Προϊόντων / Υπηρεσιών, Marketing Plan, Πωλήσεων / Αγορών, Εισπράξεων / Πληρωμών κλπ.
• Υποστήριξη: Εύρεση Χρηματοδότησης, Σύμβουλοι, Συνεργάτες κλπ.
• Μάρκετινγκ: Εταιρική Εικόνα, Παρουσία στο internet, Διαφήμιση, Προωθητικές Ενέργειες, κλπ.
• Έναρξη: Αδειοδοτήσεις, Εγκρίσεις, Εγκαταστάσεις, Εξοπλισμός, Προσωπικό, Προμηθευτές, Πιλοτική Λειτουργία / Παραγωγή κλπ.

Εικ.1: Δομή Ανάλυσης Εργασιών (WBS)

Είναι πολύ σημαντικό το να ορίσουμε όσο πιο επακριβώς γίνεται καθένα από τα παραδοτέα μας έτσι ώστε να μπορέσουμε να το σχεδιάσουμε, και στην συνέχεια να το υλοποιήσουμε ή να το προμηθευτούμε με τον αποτελεσματικότερο δυνατό τρόπο.

Χρονοδιάγραμμα (Schedule)

Οι απαιτούμενες εργασίες για την δημιουργία της νέας επιχειρήσεις, έτσι όπως θα προκύψουν από την παραπάνω ανάλυση περιεχομένου του έργου, θα πρέπει να οργανωθούν σε μία χρονική αλληλουχία, να καθοριστεί η διάρκειά τους, να καταγραφούν οι αλληλοεξαρτήσεις τους καθώς και οι περιορισμοί / προθεσμίες κλπ που θα πρέπει να ληφθούν υπόψη.

Με άλλα λόγια, θα πρέπει να ετοιμαστεί ένα χρονοδιάγραμμα, μια και με αυτό τον τρόπο θα μπορούμε αφενός να απεικονίσουμε και να κατανοήσουμε καλύτερα πότε έχουμε να κάνουμε τι και αφετέρου να ελέγχουμε αποτελεσματικότερα την πρόοδο του έργου μας.

Εικ.2: Χρονοδιάγραμμα (Gantt)

Επιπλέον, η απεικόνιση του εγχειρήματός μας σε ένα χρονοδιάγραμμα μας επιτρέπει να δούμε πολύ πιο καθαρά τις αβεβαιότητες και τα αποτελέσματα οποιωνδήποτε καθυστερήσεων πάνω στα πλάνα μας, και με αυτό τον τρόπο να προετοιμαστούμε καλύτερα. Είναι δεδομένο ότι όσο νωρίτερα διαπιστώσουμε κάποια απόκλιση, τόσο ευκολότερα αι αποτελεσματικότερα μπορούμε να την αντιμετωπίσουμε.

Πηγή:epixeiro.gr